Privacy Policy

English

1. Who operates this service

CSE Whiteboard is a collaborative whiteboard Discord Activity operated by CSE Club – Palestine Technical University Kadoorie.

2. Information we process

When you use CSE Whiteboard, the service may process:

• Your Discord user ID, display name, username and avatar reference.
• Activity instance identifiers, participant presence, cursor position and connection status.
• Board content you create or upload, including drawings, text, sticky notes, images and saved-board previews.
• Your private saved-board library and board camera position.
• Technical and security information such as request timestamps, connection errors, server logs and IP-related information available to hosting infrastructure.

A standalone browser preview may use a randomly generated local client identifier instead of a Discord identity.

3. Why we process information

We use this information to:

• Authenticate users and display collaborator identity.
• Synchronize multiplayer boards and cursor activity.
• Provide save, load, undo, redo and ownership controls.
• Maintain service security, diagnose failures and prevent abuse.
• Respond to privacy, deletion and support requests.

We do not sell personal information or use whiteboard content for targeted advertising.

4. Storage and retention

• Live room state is held in server memory and is removed one hour after every participant disconnects. A service restart may remove it earlier.
• Saved boards and their referenced images or previews are retained until the user deletes them or requests their deletion.
• Live-only media expires after the room retention period, and unfinished uploads expire automatically.
• Encrypted database backups are created daily and retained for up to 30 days. Information deleted from the active service may remain inside an encrypted backup until that backup expires.
• Operational and security logs are retained for up to 30 days unless a longer period is reasonably necessary to investigate abuse, security incidents or legal obligations.
• Short-lived authentication sessions expire automatically and are renewed only while an authenticated participant remains active.

5. Sharing and service providers

Discord processes Activity identity and session information. The service uses Akamai Cloud Computing (Linode) for VPS and PostgreSQL hosting, and Cloudflare R2 for private image, preview and encrypted backup storage. These providers process information only as needed to supply their infrastructure services. We disclose information when required by applicable law or when reasonably necessary to protect users, the service or others.

6. Your choices and rights

You may delete individual saved boards from the service. You may also request access, correction or deletion of information associated with your Discord account by contacting the operator. We may ask for your Discord user ID and reasonable verification before fulfilling a request.

Account deletion removes active saved-board records and queues unreferenced media for deletion. Encrypted backup copies expire within 30 days.

7. Security

We use HTTPS, restricted server access, application-level validation and encrypted database backups to protect information. The backup recovery key is not stored on the production server. No online service can guarantee absolute security, so avoid placing sensitive personal, financial or confidential information on a board.

8. Children and eligibility

You must be permitted to use Discord under Discord's terms and the law applicable to you. CSE Whiteboard is not directed to anyone who is not eligible to use Discord.

9. Governing framework

This policy is governed by applicable laws and regulations in Palestine, including those administered under the Palestinian National Authority, together with any mandatory data-protection rights that apply to a user.

10. Changes

We may update this policy as the service, storage providers or legal obligations change. The effective date at the top of this page will be updated when material changes are published.

العربية

1. الجهة المشغّلة للخدمة

سبورة CSE هي نشاط تعاوني يعمل داخل ديسكورد، وتشغّلها نادي CSE – جامعة فلسطين التقنية خضوري.

2. المعلومات التي نعالجها

قد تعالج الخدمة المعلومات الآتية عند استخدامك لها:

• معرّف مستخدم ديسكورد واسم العرض واسم المستخدم ومرجع الصورة الشخصية.
• معرّف جلسة النشاط وحالة الحضور والاتصال وموقع المؤشر.
• محتوى اللوحة الذي تنشئه أو ترفعه، بما فيه الرسومات والنصوص والملاحظات اللاصقة والصور ومعاينات اللوحات المحفوظة.
• مكتبة لوحاتك المحفوظة وإحداثيات عرض اللوحة.
• معلومات تقنية وأمنية مثل وقت الطلب وأخطاء الاتصال وسجلات الخادم والمعلومات المرتبطة بعنوان الشبكة التي قد تظهر للبنية المستضيفة.

قد تستخدم المعاينة المستقلة في المتصفح معرّفًا محليًا عشوائيًا بدلًا من هوية ديسكورد.

3. أسباب معالجة المعلومات

• التحقق من هوية المستخدم وعرض هوية المتعاونين.
• مزامنة اللوحات المشتركة وحركة المؤشرات.
• توفير الحفظ والتحميل والتراجع والإعادة وصلاحيات مالك الجلسة.
• حماية الخدمة وتشخيص الأعطال والحد من إساءة الاستخدام.
• الرد على طلبات الخصوصية والحذف والدعم.

لا نبيع المعلومات الشخصية ولا نستخدم محتوى اللوحات للإعلانات الموجّهة.

4. التخزين ومدة الاحتفاظ

• تُحفظ حالة الجلسة الحية في ذاكرة الخادم وتُحذف بعد ساعة من مغادرة جميع المشاركين، وقد تُحذف قبل ذلك عند إعادة تشغيل الخدمة.
• تُحفظ اللوحات المحفوظة والصور أو المعاينات المرتبطة بها حتى يحذفها المستخدم أو يطلب حذفها.
• تنتهي صلاحية الوسائط الخاصة بالجلسات الحية بعد انتهاء مدة الاحتفاظ بالجلسة، كما تنتهي صلاحية عمليات الرفع غير المكتملة تلقائيًا.
• تُنشأ نسخ احتياطية مشفّرة من قاعدة البيانات يوميًا وتُحفظ لمدة لا تتجاوز 30 يومًا. وقد تبقى المعلومات المحذوفة من الخدمة النشطة داخل نسخة احتياطية مشفّرة حتى انتهاء مدة تلك النسخة.
• تُحفظ السجلات التشغيلية والأمنية لمدة لا تتجاوز 30 يومًا، إلا عند الحاجة المعقولة لمدة أطول للتحقيق في إساءة استخدام أو حادث أمني أو التزام قانوني.
• تنتهي جلسات التحقق قصيرة المدة تلقائيًا ولا تُجدد إلا أثناء بقاء المشارك الموثق نشطًا.

5. مشاركة المعلومات ومزودو الخدمة

تعالج ديسكورد معلومات الهوية والجلسة اللازمة لتشغيل النشاط. وتستخدم الخدمة Akamai Cloud Computing (Linode) لاستضافة الخادم وقاعدة بيانات PostgreSQL، وتستخدم Cloudflare R2 للتخزين الخاص للصور والمعاينات والنسخ الاحتياطية المشفّرة. يعالج هؤلاء المزودون المعلومات بالقدر اللازم لتقديم خدمات البنية التحتية. وقد نكشف المعلومات إذا أوجب القانون ذلك أو عند الضرورة المعقولة لحماية المستخدمين أو الخدمة أو الآخرين.

6. خياراتك وحقوقك

يمكنك حذف اللوحات المحفوظة من داخل الخدمة. ويمكنك طلب الوصول إلى المعلومات المرتبطة بحسابك أو تصحيحها أو حذفها عبر التواصل مع الجهة المشغّلة. قد نطلب معرّف مستخدم ديسكورد وإثباتًا معقولًا للهوية قبل تنفيذ الطلب.

يؤدي حذف الحساب إلى إزالة سجلات اللوحات المحفوظة النشطة وإدراج الوسائط غير المرتبطة ضمن قائمة الحذف. وتنتهي صلاحية النسخ الاحتياطية المشفّرة خلال 30 يومًا.

7. الأمان

نستخدم HTTPS وصلاحيات خادم مقيدة والتحقق من البيانات داخل التطبيق ونسخًا احتياطية مشفّرة لحماية المعلومات. ولا يُحفظ مفتاح استعادة النسخ الاحتياطية على خادم الإنتاج. لا توجد خدمة إلكترونية تضمن الأمان المطلق، لذلك لا تضع معلومات شخصية حساسة أو مالية أو سرية على اللوحة.

8. الأطفال والأهلية

يجب أن تكون مؤهلًا لاستخدام ديسكورد وفق شروطه والقوانين المطبقة عليك. سبورة CSE غير موجهة لمن لا يحق له استخدام ديسكورد.

9. الإطار القانوني

تخضع هذه السياسة للقوانين والأنظمة المطبقة في فلسطين، بما فيها ما يُدار ضمن إطار السلطة الوطنية الفلسطينية، إضافة إلى أي حقوق إلزامية لحماية البيانات تنطبق على المستخدم.

10. التعديلات

قد نحدّث هذه السياسة عند تغيير الخدمة أو مزودي التخزين أو الالتزامات القانونية، وسيُحدّث تاريخ السريان أعلى الصفحة عند نشر تغييرات جوهرية.